Tout savoir sur la facture

Comme toute activité économique, business, l’objectif est de vendre des produits et/ou des services. Nous devons donc, par obligation, facturer ceux-ci. La facture est un document légal qui regroupe un certain nombre d’informations, certaines obligatoires. Le devis est également un document d’échange entre le prospect, le futur client, et le fournisseur de produits ou services. Ces deux documents peuvent être parfaitement liés et permettent une saisie plus commode de la facture.

Afin de revenir sur cette dernière, plusieurs mentions et informations sont obligatoires. Pour en citer quelques unes, nous devons indiquer par exemple : la date d’émission de la facture, son numéro qui doit être unique avec un ordre chronologique, la date de la prestation ou de la vente, le client avec sa dénomination son adresse, le vendeur avec également sa dénomination, son adresse, son numéro Siren, code Naf, la TVA et les montants totaux HT ou TTC…

Des mentions spécifiques peuvent également y être ajoutées : Si vous êtes membres d’un centre de gestion ou d’une association agréé, ajouter la mention « membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » pour les micro-entreprises ou au régime de franchise de TVA, la mention « TVA non applicable, article 293 B du code général des impôts » doit y être à poser.

Pour les artisans ou micro-entreprises qui exercent une activité pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire, là encore une mention doit être ajoutée ou pour les sous-traitants qui ne déclare plus la TVA, dans le cas où l’entreprise principal le fait, là encore des mentions devaient être ajoutées.

Vous comprenez donc que de nombreuses informations doivent être mentionnées sur une facture. En effet, ce document trace l’activité économique de l’entreprise en terme de recettes. Ce document ne peut être supprimé, si une erreur ou une modification doit être apportée a posteriori, nous devons obligatoirement passer par un autre document, un avoir.

En termes de conservation, archivage, des factures, sachez qu’elles doivent être conservées 10 ans quel que soit le format utilisé papier ou électronique.

Le premier élément auquel nous pouvons penser est la suppression de papier.

L’édition de ses factures est souvent longue et fastidieuse pour le chef d’entreprise. Le temps consacré à cette édition des factures est très important, évidemment nécessaire et incontournable. La facture électronique a de nombreux avantages. Outre l’assurance de retrouver les mentions légales, mentionnées pour certaines précédemment, le gain de temps peut là aussi être considérable. La réglementation française émet régulièrement de nouvelles dispositions dans le cadre légal de l’émission de ses factures. À titre d’exemple, depuis le début de l’année 2020, la facture électronique est obligatoire pour les entreprises dans le cadre de marché public.

Lors de prestations ou ventes récurrentes, la duplication d’une facture, des articles peut-être très commode. De nombreux outils d’édition de devis/factures sont présents sur le marché et présentent de nombreux avantages ou spécificités métiers. Émettre des factures récurrentes, enregistrer les paiements, relancer les fournisseurs et obtenir les impayés, quelle est la rentabilité de mon chantier. Voici quelques fonctionnalités que la facture électronique et les outils, logiciels devis/facture, permettent de manière quasiment automatique.

Spécialiste de la TPE, quel que soit le secteur d’activité, le logiciel Henrri répond à la plupart de toutes les demandes du chef d’entreprise en termes de facturation et de création de devis. Totalement gratuit et à vie dans sa version pro, il offre également des fonctionnalités supplémentaires, payantes, parfaitement optionnelles, qui permettent d’accélérer et faciliter encore la vie du chef d’entreprise, par exemple le paiement en ligne.